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Déclaration de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

 

L’Ecole régionale et intercommunale de police (ci-après « l’ERIP ») prend très au sérieux la protection de votre vie privée et de vos droits sur vos données à caractère personnel.

 

La présente déclaration s’adresse aux personnes qui consultent son site internet, aux demandeurs d’emploi qui souhaitent envoyer leur candidature, aux visiteurs de l’ERIP ainsi qu’aux utilisateurs d’un compte intranet.

 

Elle vise à vous informer de la façon dont l’ERIP traite vos données à caractère personnel, de façon générale, lorsque vous utilisez son site web ou son intranet et que vous vous rendez dans ses locaux.

 

Le traitement des données à caractère personnel est réalisé conformément aux obligations du règlement général sur la protection des données (le R.G.P.D.), de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et toutes les réglementations nationales et européennes liées à la protection de la vie privée et des données personnelles applicables.

 

Version : 30 octobre 2018

 

  1. I.              Le responsable de traitement

 

Le responsable du traitement des données à caractère personnel récoltées via le portail internet est l’Ecole régionale et intercommunale de police, situé à 1140 Evere, avenue des Anciens Combattants, 140 (ci-après « ERIP » ou « nous »).

 

  1. II.            Le traitement de vos données à caractère personnel : en théorie

 

Le terme « données à caractère personnel » est utilisé ici pour désigner toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée ») telle que le nom et prénom d’une personne, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, ses préférences, son origine raciale, son sexe, l’adresse et le numéro de téléphone professionnel, une adresse TCP/IP, ...

 

Le terme « traitement » désigne quant à lui toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données.

 

L’ERIP collecte et utilise vos données pour des finalités spécifiques, explicites, légitimes, et n’utilisera pas ces données pour des finalités ultérieures qui ne seraient pas compatibles avec les finalités initiales.

 

  1. III.           Les traitements de vos données par l’ERIP

 

a)    L’information utile à l’exercice des missions de l’ERIP

 

L’ERIP collecte vos données d’identification (nom, prénom et adresse mail –police en principe) afin de vous communiquer un identifiant d’accès à l’intranet.

 

Cet intranet vous donne accès à plusieurs informations :

-       Accès de base : les horaires et locaux de cours

-       Accès e-Learning : les informations relatives aux cours en particuliers (telles que les notes de cours)

-       Accès webplanner : informations à l’usage exclusif du personnel interne de l’ERIP.

 

Ces données sont indispensables pour vous fournir un service de qualité.

 

Elles sont supprimées lors de la cessation des relations contractuelles et en toute hypothèse à l’arrêt des activités de la personne concernée.

 

b)    Les mailings relatifs aux formations continuées

 

L’ERIP collecte vos données d’identification (nom, prénom, adresse mail police) afin de vous tenir informer des formations continuées.

 

Sur base de votre consentement, vous acceptez que l’ERIP vous envoie régulièrement la liste des formations continuées.

 

Les données sont conservées dans les serveurs de l’ERIP jusqu’au moment où la personne concernée ne souhaite plus recevoir ces informations.

 

Dans les mails envoyés par l’ERIP, la possibilité de ne plus recevoir de mail à l’avenir est clairement indiqué.

 

c)    Les réseaux sociaux

 

L’ERIP utilise les réseaux sociaux (Facebook) pour vous transmettre de l’information. Si vous contactez l’ERIP par ces moyens-là, l’ERIP utilisera alors vos données personnelles (données d’identification, profil et adresse mail) pour répondre à vos questions, remarques ou autre.

 

Les conditions générales des fournisseurs de ces réseaux sociaux sont d’application. En utilisant ces services, vous avez accepté ces conditions. Vous trouverez dès lors sur leurs plates-formes plus d’information sur la façon dont ces fournisseurs de service utilisent vos données. L’ERIP n’est pas responsable du traitement de vos données par ces fournisseurs de service.

 

Ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’ERIP. Nous vérifierons bien évidemment que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur les intérêts de l’ERIP. Lorsque nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, il vous est possible à tout moment de nous informer que votre intérêt prévaut sur le nôtre.

 

L’ERIP ne publiera pas de photo de vous sur les réseaux sociaux si vous n’êtes pas au courant de cela et n’avez pas donné votre consentement.

 

Enfin, les réseaux sociaux peuvent aussi être utilisés pour prendre contact avec vous dans le cadre de campagnes de recrutement, ou avoir accès à vos données (lorsque vous le permettez).

 

Les données collectées lors de ce traitement sont conservées pendant un an.

 

d)    La sélection du personnel

 

L’ERIP est le responsable du traitement des données personnelles que vous transmettez spontanément ou à la suite d’une offre d’emploi.

 

Les données sont collectées pour les besoins de la gestion des offres d’emplois présentes et futures de l’ERIP et de l’intérêt que vous leur portez, ainsi que pour la conservation dans notre réserve (moyennant votre consentement préalable).

 

Certaines données sont nécessaires pour la procédure de sélection des candidats (telles que l’e-mail, la date de naissance, le parcours professionnel et académique et le domicile.), et d’autres données sont communiquées volontairement (avec votre consentement).  Dans ce cas, vous acceptez que nous traitions également ces données pour les finalités décrites ci-dessus.

 

Par ailleurs, l’ERIP a un intérêt légitime à traiter les données des candidats pour les finalités susmentionnées. 

 

Vos données seront conservées pendant la durée de la sélection pour le poste pour lequel vous avez postulé. Passé ce délai, afin de pouvoir gérer les demandes que vous nous avez envoyées et pour vous tenir au courant de toute opportunité d’emploi qui serait intéressante pour vous (déterminée sur la base des informations que vous nous avez envoyées), nous pouvons garder vos données dans notre réserve de recrutement pendant 2 ans.  

 

e)    L’administration de l’intranet

 

L’ERIP collecte des données afin d’assurer l’administration de l’intranet et son bon fonctionnement.

 

À cet effet, les données collectées sont le nom, le prénom et l’adresse mail ainsi que l’identifiant et les mots de passe correspondant.

 

Ces données sont conservées toute la durée de vie du compte. Lorsque l’utilisateur clôture son compte (par exemple, à la fin de sa formation à l’ERIP), son accès à l’intranet est bloqué.

 

Si la personne souhaite continuer à recevoir des mails de l’ERIP, elle peut en exprimer le souhait.

 

A défaut, à la clôture du compte intranet, les données de la personne concernée sont anonymisées pour des besoins statistiques et plus aucun traitement n’est effectué par l’ERIP.

 

f)     La gestion des plaintes

 

L’ERIP collecte les données fournies lors de l’envoi de plaintes concernant le site internet ou tout autre plainte la concernant.

 

Les plaintes à caractère général sont adressées via le formulaire de contact, à l’exception des plaintes concernant vos données à caractère personnel qui peuvent être adressées à l’adresse suivante :

 

Pour traiter une plainte, nous avons besoin au minimum des informations suivantes : le nom, l’adresse mail et le sujet de la plainte. Ce sont ces informations qui seront traitées et conservées.

 

Ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’ERIP. Nous vérifierons bien évidemment que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur les intérêts de l’ERIP. Lorsque nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, il vous est possible à tout moment de nous informer que votre intérêt prévaut sur le nôtre.

 

Ces données seront conservées le temps de la gestion de la plainte. Une fois la plainte traitée, vos données sont anonymisées pour des besoins statistiques.

 

  1. IV.          Destinataires de vos données à caractère personnel

 

a)    Au sein de l’ERIP

 

Le personnel interne de l’ERIP a accès aux données à caractère personnel vous concernant dans l’unique mesure où il doit les traiter lui-même.

 

L’ERIP a mis en place les mesures adéquates pour que les données personnelles qui sont échangées au sein de l’ERIP le soient dans le respect des obligations de sécurité imposées par la législation applicable.

 

b)    En dehors de l’ERIP

 

Vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers dans le cadre de certains services que nous avons mis en place, ou pour l’envoi d’information concernant des évènements ou encore des changements législatifs.

 

  • Des institutions publiques comme la police fédéraleen vue de respecter les obligations légales et d’assurer le bon fonctionnement de l’institution (la gestion des ressources humaines, la communication des résultats de tests, etc) mais également brusafe.brussels. L’ERIP vous garantit que ce tiers a accès uniquement à vos données dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour exécuter ses tâches.

 

  • Transferts obligatoires : Nous sommes parfois tenus de transmettre des données personnelles vous concernant.

 

C’est le cas lorsqu’une loi, un règlement ou une procédure judiciaire (comme une décision de justice) nous y oblige : à la demande des autorités, des forces de police dans le cadre d’actions en application de la loi.

 

  • Autres tiers fournissant un service : L’ERIP vous garantit que ces tiers ont accès uniquement à vos données dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour exécuter leurs tâches. Le chiffrement ou l’anonymisation de vos données sera réalisé si nécessaire.

 

L’ERIP garantit également qu’ils sont liés par une obligation de confidentialité et qu’ils ne peuvent traiter les données que conformément aux instructions données.

 

  1. V.            Transfert de vos données vers l’étranger

 

L’ERIP vous garantit qu’aucune de vos données ne sort de l’Union européenne.

 

  1. VI.          Vos droits

 

Nous voulons être transparents tant sur la manière dont nous traitons vos données, qu’au sujet des droits que vous avez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.

 

Seules les personnes disposant d’un accès intranet ont des données à caractère personnel traité par l’ERIP et sont donc concernées par ce Chapitre VIII.

 

Nous nous engageons à vous répondre sans délai et au plus tard dans le mois de la réception de votre demande concernant les droits décrits ci-dessous. Nous estimons le moment de la réception lorsque votre demande est complète, ce qui inclut la réception d’une preuve de votre identité ou d’une certitude de notre part concernant votre identité. Lorsque votre demande est complexe ou que vous nous faites de nombreuses demandes, cette période d’un mois peut éventuellement être prolongée de 2 mois. Nous vous informerons le plus rapidement possible d’une telle prolongation.

 

a)    Droit d’accès à vos données 

 

Vous avez tout d’abord un droit d’accès aux données que nous avons vous concernant.

 

La législation prévoit que vous avez également le droit de recevoir de l’information concernant les finalités pour lesquelles nous traitons vos données, les catégories de données que nous traitons, les catégories de destinataires des données, et, lorsque cela est possible, la période pendant laquelle nous conservons vos données (si ce n’est pas possible, le critère utilisé pour définir la durée de conservation), l’existence de droits de rectification, d’effacement des données, de limitation du traitement, le droit de s’opposer au traitement, le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (l’autorité belge de protection des données, par exemple), la source des données lorsqu’elles ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, et les garanties prévues lorsque les données à caractère personnel sont transférées vers un pays tiers.

 

Vous trouverez ces informations dans cette Déclaration.

 

Pour exercer votre droit d’accès et recevoir une copie de l’information que nous avons vous concernant, vous pouvez prendre contact avec notre Délégué à la protection des données joignable à l’adresse qui pourra vous demander une vérification de votre identité pour éviter que vos données soient transmises à des tiers. Vous trouverez ci-dessous une procédure à suivre pour prouver votre identité.

 

Comment puis-je prouver mon identité ?

 

Vous pouvez prouver votre identité par tout moyen, par exemple par l’envoi d’une copie de votre permis de conduire ou de votre passeport. Vous pouvez également nous envoyer une copie du verso de votre carte d’identité. Parce que les mails ne sont pas un moyen sécurisé de transmission, nous vous conseillons cependant de cacher le numéro de votre carte d’identité ainsi que votre photo et de bien mentionner que cette copie est à destination exclusive de l’ERIP.

 

L’ERIP détruira ces copies après utilisation.

 

b)    Droit de rectification, de limitation et d’effacement de vos données

 

Vous avez à tout moment le droit de (faire) corriger vos données lorsque celles-ci sont erronées.

 

Pour exercer votre droit d’accès et recevoir une copie de l’information que nous avons vous concernant, vous pouvez prendre contact avec notre Délégué à la protection des données joignable à l’adresse qui pourra vous demander une vérification de votre identité pour éviter que vos données soient transmises à des tiers. Vous trouverez ci-dessous une procédure à suivre pour prouver votre identité.

 

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données. Il s’agit de demande d’arrêter de traiter vos données, sans toutefois les effacer.

 

Ce droit ne peut être utilisé que dans des cas prévus par la loi, par exemple, pendant la période nécessaire à l’ERIP pour vérifier l’exactitude d’une donnée que vous contestez, pendant la vérification que l’intérêt légitime de l’ERIP prévaut sur le vôtre.

 

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données dans les cas suivants :

-        Vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

-        Vous avez retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement, et il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement ;

-        Vous vous opposez au traitement et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

-        Vos données ont fait l'objet d'un traitement illicite ;

-        Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

 

Pour exercer ce droit, vous pouvez prendre contact avec notre Délégué à la protection des données joignable à l’adresse qui pourra vous demander une vérification de votre identité pour éviter que vos données soient transmises à des tiers. Nous vous renvoyons à notre procédure à suivre pour prouver votre identité.

 

c)    Droit de s’opposer à l’utilisation des données

 

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à l’utilisation de vos données, y compris le profilage, lorsque nous les utilisons pour notre intérêt légitime. Nous cesserons alors le traitement de vos données à moins que nous puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsque ces données sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

 

Pour exercer ce droit, vous pouvez prendre contact avec notre Délégué à la protection des données joignable à l’adresse qui pourra vous demander une vérification de votre identité pour éviter que vos données soient transmises à des tiers. Nous vous renvoyons à notre procédure à suivre pour prouver votre identité. 

 

d)    Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

 

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, soit l’Autorité belge de protection des données. Vous trouverez ses données de contact sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact.

 

  1. VII.         Durée de conservation de vos données

 

L’ERIP ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps qu’il n’est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été conservées.

 

Nous utilisons la finalité comme un des critères principaux pour définir la période pendant laquelle les données doivent être conservées mais également nos obligations légales ou la période pendant laquelle nous avons une relation avec vous.

 

Vous trouverez dans le chapitre 3 plus d’information sur les durées de conservation et ce, par traitement de données.

 

A la fin de la période de rétention définie, nous nous engageons à effacer, détruire ou anonymiser les données de manière sécurisée.

 

  1. VIII.        Sécurisation de vos données

 

L’ERIP fait en sorte que vos données à caractère personnel soient protégées par les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates contre toute perte, destruction, altération, utilisation, divulgation ou accès non autorisé, de manière accidentelle ou illicite.

 

Vos données sont protégées, entre autres, par les mesures de sécurité techniques suivantes :

-        Contrôles d’accès ;

-        Chiffrement ;

-        Anti-virus ;

-        Log des données et accès ;

-        Back-ups ;

-        Disaster recovery plan ;

-        Business continuity management. 

 

Vos données sont protégées, entre autres, par les mesures de sécurité organisationnelles suivantes :

-        Contrôles d’accès physiques ;

-        Procédures et politiques de sécurité ;

-        Clauses ou contrats de confidentialité avec nos employés, consultants, fournisseurs de services.

 

  1. IX.          Lien vers d’autres sites

 

Le site internet de l’ERIP peut contenir des liens vers des sites web qui sont gérés par des entreprises autres que l’ERIP, tel que https://www.politie.be/; https://www.jobpol.be/ ou encore http://www.policelocale.be/.

 

Ces sites devraient avoir leur propre déclaration vie privée.

 

Nous insistons sur la nécessité de lire ces déclarations attentivement lorsque vous surfez sur ces sites.

 

L’ERIP ne peut en aucun cas être responsable du contenu de ces sites ou de la manière dont les données à caractère personnel sont traitées par ces tiers.

 

  1. X.            Modification de la présente déclaration

 

Cette Déclaration vie privée peut être modifiée périodiquement pour refléter au mieux la politique de protection des données à caractère personnel de l’ERIP. Nous ne vous en informons pas nécessairement au préalable. D’éventuelles adaptations seront néanmoins mises en lumière sur le site web de l’ERIP. Vous trouverez la date de dernière modification en haut du texte.

 

  1. XI.          Contactez-nous

 

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données via l’adresse    

 

Vous pouvez également envoyer un courrier à l’adresse suivante : 1140 Evere, Avenue des Anciens Combattants, 190.

 

Nous vous aiderons avec plaisir.

 

Conditions générales

 

  1. 1.    CONDITIONS D'UTILISATION

 

Ce site Internet est proposé sous réserve de votre acceptation inconditionnelle des conditions d'utilisation reprises ci-dessous.

 

La consultation ou l’utilisation du site web de l’Ecole régionale et intercommunale de Police (ERIP) implique automatiquement votre acceptation pleine et entière des présentes conditions d’utilisation.

 

 

  1. 2.    PROPRIETE INTELLECTUELLE

 

Le nom et le logo de l’ERIP, quelle que soit la manière dont ceux-ci sont utilisés, constituent des noms et marques protégés par des enregistrements nationaux.

 

Ce site internet est la propriété légale de l’ERIP. En cas de souhait d'utilisation d'une partie du contenu du site (sauf pour un usage personnel), notamment par l'usage d'hyperliens, d'images, de dessins, de photos et de textes, veuillez prendre contact au préalable avec l’ERIP.

 

 

  1. 3.    PROTECTION DE LA VIE PRIVEE ET DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

L’ERIP se conforme à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

 

Pour plus d’information à ce sujet, ainsi que pour des informations concernant l’utilisation des cookies, il est renvoyé à la Déclaration de protection de la vie privée et des données à caractère personnel, telle qu’elle est reprise sur le site web.

 

 

  1. 4.    UTILISATION EXCLUSIVEMENT PRIVÉE

 

L'utilisation de ce site Internet est exclusivement destinée aux fins privées et non commerciales. Vous n'êtes pas habilité(e) à modifier, copier, partager, transmettre, diffuser, reproposer, reproduire, publier, céder sous licence, transférer ou vendre quelque information, logiciel, produit ou service que ce soit, issu(e) de ce site Internet, ni à créer des œuvres dérivées des éléments précités.

 

 

  1. 5.    UTILISATION ILLICITE OU INTERDITE

 

Vous n'êtes autorisé(e) à utiliser le site de L’ERIP qu'à condition de garantir que vous ne l'utiliserez pas à des fins illicites ou à des fins interdites en vertu des lois en vigueur dans l'Union Européenne et des conditions reprises dans ce document.

 

 

  1. 6.    LIMITATION DE LA RESPONSABILITÉ

 

Les informations et services contenus sur ce site Internet peuvent comporter des inexactitudes ou des fautes de frappe sur les plans techniques et du contenu. Ces données font régulièrement l'objet de modifications. L’ERIP peut, quel que soit le moment, apporter des améliorations et/ou des modifications à ce site web. Ne prenez pas la moindre décision sur base des recommandations formulées sur ce site Internet. L'information proposée sur le site l'est à titre de confort. Seuls les documents imprimés par L’ERIP (disponibles sur demande ou en téléchargement) font foi.

 

Le contenu de ce site Internet est présenté uniquement à titre d’information. Ce site contient des liens vers d’autres sites Internet. L’ERIP n’est pas responsable de la gestion et du contenu de ces sites Internet.

 

 

  1. 7.    DROITS D'AUTEUR ET DES MARQUES

 

Tous les droits sur les informations reprises dans le site web de l’ERIP sont réservés et l'utilisateur est tenu de respecter les droits d'auteur et des marques.

 

 

  1. 8.    DROIT A L’IMAGE

 

L’ERIP entend respecter scrupuleusement le droit à l'image de chacune et chacun.

 

Les personnes représentées et identifiables sur le présent site ont donné l'autorisation de publier leur image sur ce support. Toute reproduction ou autre utilisation de l'image d'une personne représentée sur ce site est interdite.

 

Si une personne se reconnaît sur une photo reproduite sur ce site internet et refuse la publication de cette photo, il lui suffit d'en faire la demande explicite et argumentée, par message électronique à l’ERIP, en spécifiant la page et l'appellation de la photo concernée, à l’adresse suivante :  

 

 

  1. 9.    MODIFICATION DES PRÉSENTES CONDITIONS ET DISPOSITIONS

 

Les présentes conditions sont applicables à partir du 1er octobre 2018 et peuvent être modifiées sans préavis. Les présentes conditions d'utilisation générales sont régies par la loi belge.

 

 

  1. 10.   Droit applicable

 

Tout litige découlant de ou en lien avec l’utilisation du site web ou l’acceptation, l’interprétation ou le respect de ces conditions d’utilisation relève de la compétence exclusive des tribunaux compétents de Bruxelles, qui appliqueront le droit belge. En procédant à la consultation de ce site, vous reconnaissez la compétence des cours et tribunaux de Bruxelles.